Văn phòng làm việc
* Có một thứ không thể thiếu khi thành lập một công ty hoặc mở một văn phòng, chi nhánh mới. Một trong những công việc đầu tiên cần làm là tìm mua văn phòng phẩm ở đâu, như thế nào? Một câu hỏi tưởng chừng như đơn giản nhưng lại không dễ có câu trả lời chính xác, nhất là với một nhân viên hành chính được sếp giao nhiệm vụ. Tại sao lại không hề đơn giản??? một số lý do nêu lên sau đây để chúng ta cùng tham khảo và hoàn thiện kỹ năng đi mua văn phòng phẩm cho văn phòng mới:
1. Chúng ta thường không nắm được các mặt hàng văn phòng phẩm bao gồm những mặt hàng nào. Vốn dĩ văn phòng phẩm đã rất khó đối với người bán chứ đừng nói đến người mua. Văn phòng phẩm có đến hàng nghìn mặt hàng, tên gọi, mẫu mã, kích thước, chủng loại khác nhau dẫn đến chất lượng khác nhau, giá cả khác nhau. Vì sự đa dạng và phức tạp như vậy khiến người được sếp giao nhiệm vụ đi mua không biết bắt đầu từ đâu, mua như thế nào là phù hợp, có hoàn thành nhiệm vụ được giao với mức kinh phí hạn hẹp hay không?. Vậy lời khuyên đầu tiên cho bạn là bạn nên tạo ra một danh sách các nhu cầu thiết yếu xuất phát từ nhu cầu thực tế tại các phòng ban của cơ quan, có thể danh sách từ sự hiểu biết về văn phòng phẩm của bạn hoặc cũng có thể bạn sẽ đi hỏi từng phòng ban để lên một danh sách đạt được độ chính xác và chi tiết nhất.
2. Việc tìm kiếm một nhà cung cấp chuyên nghiệp, kinh nghiệm, với hàng hóa phong phú, dịch vụ nhanh, tư vấn nhiệt tình cũng là một bài toán không hề đơn giản đối với một nhân viên đi mua chưa có kinh nghiệm. Ngày nay với những công cụ tìm kiếm đắc lực trên internet có thể cho ra một list những nhà cung cấp văn phòng phẩm. Tuy nhiên, việc lựa chọn được một nhà cung cấp thực sự phù hợp như những tiêu chí nêu trên trên không gian ảo lại không hề dễ dàng. Chúng ta thường hay hoài nghi về tính xác thực của gian hàng, mức độ uy tín hay các tiêu chí đánh giá hàng hóa còn thiếu chiều sâu của nhà cung cấp. Người mua hay email, zalo đi mọi nơi để tìm kiếm báo giá, sau đó so sánh. Nhưng lời khuyên cho các bạn là không nên làm việc này một cách cẩu thả và máy móc, như vậy khiến cho việc tiếp cận nhà cung cấp trở nên khó khăn hơn, hàng hóa cũng vì thế mà mất đi tính trọng tâm cho công việc. Các bạn nên tìm kiếm, đánh giá thông tin nhà cung cấp qua cách phân tích hàng hóa, bài viết về hàng hóa luôn đầy đủ thông tin nhất, chi tiết nhất. Khi chúng ta cần thông tin về văn phòng phẩm, chúng ta hãy liên hệ và trao đổi thông tin đầy đủ hiện có, thể hiện sự sẵn sàng và thiện trí nhất với nhà cung cấp như: tên công ty, văn phòng, chi nhánh, địa chỉ, người liên hệ, email, số điện thoại, mã số thuế...nhu cầu của bạn sẽ được đáp ứng bằng các tư vấn, nhận báo giá luôn đảm bảo tính sát thực, độ tin cậy cao.
3. Cách mua hàng truyền thống, nghĩa là khi bạn nhận được yêu cầu từ sếp, bạn sẽ tìm kiếm các cửa hàng văn phòng phẩm trên phố, trực tiếp quan sát và chọn mua các mặt hàng theo yêu cầu. Việc làm này có nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít những rắc rối gặp phải khi việc phát sinh mua hàng không như mong đợi. Việc này còn làm tăng chi phí đi lại, giảm chi phí cơ hội, nếu việc mua hàng lắt nhắt sẽ khiến mất rất nhiều thời gian đi lại nhiều lần. Cách thức trên hiện không còn được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay.
* Những thông tin trên đây tuy chưa phải đầy đủ và chính xác nhất nhưng phần nào sẽ giúp các bạn có thêm kinh nghiệm khi lựa chọn cho mình một nhà cung cấp tốt, uy tín. Điều này sẽ mang lại cho bạn và doanh nghiệp của mình hàng hóa và dịch vụ tốt nhất, giúp doanh nghiệp luôn được vận hành trơn chu, nâng cao hiệu quả công việc, sản xuất.
Chúc các bạn luôn lựa chọn thành công!